Comprendre les frais en portage salarial : forfait, hors forfait et télétravail

Ecrit par Mélissa Kante

Publié le 8 juillet 2024

Le portage salarial est un modèle de travail hybride permettant à des professionnels d’exercer en freelance tout en bénéficiant des avantages du statut de salarié. Cependant, la gestion des frais professionnels en portage salarial peut parfois sembler complexe. Il est essentiel de bien comprendre les différents types de frais, notamment les frais forfaitaires, hors forfait, et ceux liés au télétravail, pour optimiser sa rémunération tout en assurant une bonne gestion administrative.

Les frais forfaitaires : une prise en charge simplifiée

Les frais forfaitaires correspondent à des dépenses prévisibles et régulières liées à l’exercice de votre activité. Ils sont négociés au préalable et inclus dans votre contrat avec la société de portage. Ce mode de gestion permet de simplifier la prise en charge des frais professionnels tout en évitant la nécessité de justifier chaque dépense.

Exemples de frais forfaitaires :

• Frais de déplacement récurrents pour se rendre chez un client
• Abonnement téléphonique ou internet
• Matériel de bureau de base

En général, ces frais sont inclus directement dans la facturation au client et ne nécessitent pas de justificatifs détaillés, ce qui facilite leur gestion.

Les frais hors forfait : des dépenses spécifiques et remboursables

Contrairement aux frais forfaitaires, les frais hors forfait concernent des dépenses ponctuelles et spécifiques qui ne peuvent pas être prévues à l’avance. Ces frais sont remboursés au salarié porté sur présentation de justificatifs.

Exemples de frais hors forfait :

• Billets d’avion ou de train pour une mission à l’étranger
• Hébergement temporaire lors d’un déplacement professionnel
• Achat de logiciels ou matériel technique nécessaire pour une mission spécifique

La bonne gestion des frais hors forfait repose sur la conservation des reçus et la communication régulière avec la société de portage, qui se charge de les refacturer au client.

Les frais liés au télétravail : des dépenses souvent négligées

Avec l’essor du télétravail, il est important de ne pas sous-estimer les coûts associés à l’utilisation de votre domicile comme espace professionnel. Ces frais, bien que non systématiquement remboursables par le client, peuvent être pris en charge en partie par la société de portage dans certains cas, sous conditions.

Frais courants en télétravail :

• Loyer et charges (calculées au prorata de l’espace dédié au travail)
• Consommation d’électricité, d’internet, de chauffage
• Achat de mobilier de bureau ou d’équipements informatiques

Il est essentiel de bien identifier ces coûts pour négocier leur prise en charge avec votre société de portage ou les inclure dans la facturation globale des missions.

Optimiser la gestion des frais en portage salarial

La gestion efficace des frais en portage salarial permet de maximiser les revenus tout en assurant une protection sociale adéquate. Voici quelques conseils pour mieux gérer vos frais :

• Anticipation : négociez au préalable les frais forfaitaires avec votre société de portage.
• Documentation : conservez tous vos justificatifs pour les frais hors forfait afin de les soumettre rapidement.
• Transparence : discutez des frais télétravail avec la société de portage pour évaluer les possibilités de remboursement.

Une bonne organisation dans la gestion de vos frais vous permettra d’optimiser vos revenus tout en assurant une relation fluide avec la société de portage.